Cecilia Casanova: “Hace 8 años nos enfocamos en SAP Business One, que es una plataforma digital para empresas en crecimiento”

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la integración tecnológica se ha convertido en un pilar esencial para el crecimiento y la eficiencia. Las pequeñas y medianas empresas (PYMES), así como las industrias extractivas como la minería, enfrentan el desafío de optimizar sus operaciones, integrar procesos y tomar decisiones basadas en datos confiables.

Para entender mejor cómo la tecnología, y específicamente los sistemas ERP como SAP Business One, pueden revolucionar estos sectores, conversamos con Cecilia Casanova, socia gerente de Pragmática Consultores. Con más de 20 años de experiencia en la implementación de soluciones tecnológicas en Neuquén, Cecilia nos explica cómo esta consultora acompaña a empresas en su camino hacia la modernización.

La conversación se centró en cómo Pragmática Consultores, ayudar a las empresas PYME a modernizar sus sistemas de gestión a través de la implementación de SAP Business One, una plataforma de ERP (Planificación de Recursos Empresariales), que permite integrar varios módulos que gestionan diferentes procesos empresariales, como ventas, compras y contabilidad, facilitando la trazabilidad y la interacción entre distintas transacciones.
Pragmática Consultores ofrece un acompañamiento en la implementación de este sistema, con metodología para adaptar el software a las necesidades específicas de cada empresa, capacitar al personal y asegurar una correcta configuración. Ejemplos de éxito incluyen la integración de procesos operativos y administrativos en empresas de servicios petroleros, donde la información se registra en tiempo real desde el campo hasta la facturación.

Me gustaría que me cuentes un poco qué es Pragmática...

Pragmática es una empresa, una consultora de sistemas, que tiene más de 20 años en Neuquén, y nos dedicamos específicamente a trabajar con empresas PYME, empresas medianas, empresas en crecimiento, que quieren modernizar sus sistemas de gestión, a desarrollar sus plataformas corporativas digitales. Eso es lo que hacemos, y hace unos 7, 8 años nos enfocamos específicamente en un producto de la empresa alemana SAP, que se llama SAP Business One, que se trata de una plataforma digital para empresas en crecimiento, que incluye una serie de módulos que vienen del fabricante de software, que soportan los procesos típicos de cualquier empresa, las ventas, las compras, la contabilidad, finanzas, etc. Y además, tiene una particularidad que para nosotros es sumamente destacable, que es muy flexible y extensible funcionalmente. Entonces eso nos ha dado a nosotros la posibilidad como equipo de consultores, que conocemos una industria en particular, de generar modelos, utilizando este core que nos da la fábrica de software de SAP, para empresas de la industria energética. Nosotros trabajamos mucho con lo que es la industria oil & gas, porque estamos ubicados en Neuquén. 

Contame un poco sobre el sistema SAP. Veomos que se están sumando muchísimas empresas a utilizar este sistema. ¿Qué es SAP y para qué lo pueden utilizar las empresas? 

SAP es una empresa alemana, es la empresa que, podemos decir, generó el concepto de los software ERP, que significa, es una sigla en inglés, que significa Planificación de los Recursos Empresariales, y el objetivo de estos sistemas es lograr, en una misma plataforma, tener distintos módulos, en los cuales uno puede ir registrando las transacciones que reflejan la vida diaria de una compañía. Estas transacciones son de distinta naturaleza. Tenemos transacciones que son financieras, por ejemplo, cobrar una factura de un cliente, pagar a un proveedor, hacer movimientos bancarios, hacer alguna inversión financiera. Todo eso, ir registrándolo en el sistema, los contratos con nuestros clientes, los contratos con nuestros proveedores, toda nuestra cadena de valor, los movimientos de stock, si tengo almacenes, si tengo inventarios. Todo eso que es la vida de una empresa, el día a día, tiene su registro informático en uno de los módulos de SAP Business One, y estos módulos funcionan de manera integrada. Es decir, que yo hago, por ejemplo, un movimiento en el módulo donde están las transacciones de compra, por ejemplo, registro una factura de compra y automáticamente esto me va a generar un asiento contable, tiene un impacto en la contabilidad. Se va alimentando la contabilidad de la empresa, se alimentan también los registros impositivos, con lo cual se facilita a fin de mes y a fin de ejercicio toda la presentación que hay que hacer ante el fisco. Entonces, en una única plataforma cumplimos necesidades diversas, necesidades de tipo operativo, de poder registrar, no sé, alguien que tiene que hacer una solicitud de compras para que el área de compras después la procese, se vincule con los proveedores, digamos, toda esa cadena de transacciones vinculadas entre sí, que ocurren en las empresas, van teniendo su reflejo informático. Tenemos trazabilidad, es muy importante esto, como el ejemplo que estaba hablando recién, en el proceso de compras, desde que un solicitante dentro de la compañía genera una solicitud, que necesita que se compre un repuesto, o que se contrate un servicio, eso pasa al área de compras, el área de compras lo gestiona, va dejando también sus propias transacciones registradas, las solicitudes de presupuestos que hace, la orden de compra que hace una vez que elige al proveedor. Luego viene otra instancia, que es cuando esa mercadería es recepcionada en un almacén, si fuera el caso, o directamente un servicio que es prestado, y alguien dentro de la compañía tiene el visto bueno, si certificar, decimos nosotros en la jerga, por ahí más petrolera, que el servicio se realizó, eso también tiene su correlato informático en el sistema. Luego llega la factura de ese proveedor, de ese contratista, hay que registrarla, tiene efectos contables. Entonces, todo ese proceso se va registrando en el sistema, y esto permite que cualquier persona, digamos, como la visión es que el dato lo ingresa una persona en el sistema que es el dueño del dato, es decir, que lo genera en la organización, pero después puede ser utilizado para múltiples fines, por distintos otros procesos que son consumidores de esa información. Entonces es un poco el concepto, gente que genera información permanentemente por la tarea que le toca realizar en la organización, y otras personas que consumen esa información, ya sea porque tienen que tomar una decisión, o ya sea porque tienen que hacer otra transacción que está vinculada con esta anterior. Entonces se va generando toda una trazabilidad, lo que nosotros llamamos mapa de relaciones entre las distintas transacciones o documentos, que también da una visión global de las cosas que van pasando en la empresa y de cómo las transacciones se van vinculando entre ellas. Eso es básicamente lo que hace un ERP, permite un registro informático, de las acciones que los distintos actores en una compañía van realizando en ese proceso. 

¿Cuál es el acompañamiento que hacen ustedes, porque me imagino más allá de que los softwares son muy intuitivos, deben haber alguna participación ustedes?

Exacto. Mirá, se plantea Martín, como un proyecto, nosotros lo que ofrecemos a los clientes es hacer un proyecto de implementación. Un proyecto que lleva un determinado tiempo, depende de la complejidad, depende del tamaño de la empresa, por ahí hay más de una compañía que hay que modelizar en el sistema. Y en este tiempo nosotros seguimos una metodología que es una metodología que propone SAP y que nosotros le hemos dicho algunas adaptaciones, que nos permite avanzar en conocer los procesos de la empresa, relevar información, acordar con los distintos participantes del proyecto, que son los referentes donde nosotros tenemos que hacer lo que el sistema nos dice, sino que el sistema nos propone distintos circuitos y nosotros en cada compañía los tenemos que adaptar de la mejor manera. Entonces, además de que hay que configurar información propia de la empresa, se pueden definir una serie de cosas como cadenas de autorización. Vos en SAP Business One podés tener distintas cadenas donde hay personas que tienen que autorizar ciertas transacciones, pueden ser órdenes de pago, órdenes de compra o la transacción que cada empresa indique eso, hay que configurarlo. Entonces hay una serie de tareas de relevamiento y después de configuraciones que se van haciendo en el sistema, en función de lo que cada empresa define. Por ejemplo, qué indicadores cada empresa quiere consultar, qué son indicadores que se van armando en tiempo real, qué reportes se necesitan. Nosotros trabajamos en configurar el sistema, en capacitar al personal, en acompañarlos en que hagan pruebas, que simulen el funcionamiento real. Y finalmente llega el día, que es el día de la salida en vivo, que es cuando se deja el sistema anterior y se comienza a utilizar SAP Business ONE. Tienen un lapso de tiempo pero en promedio para nosotros son seis meses, para darte una referencia hay de menos y de más tiempo, pero más o menos en unos 6-7 meses los proyectos quedan funcionando, o sea el sistema queda funcionando en el cliente. Y siguiendo una metodología que tiene diversos pasos que vamos haciendo con el cliente. 

Contame un caso de éxito de utilización de este sistema y cómo pensas que se podría utilizar en la minería, donde muchos especialistas coinciden que la actividad petrolera es muy similar a la del litio...

Te cuento algún caso de éxito, como vos me decías, o algún caso de aplicación en una empresa de servicios petroleros, por ejemplo. Nosotros hemos desarrollado aplicaciones móviles,para que un operario que hace un traslado de un equipo dentro del yacimiento, lo que se llaman servicios de DTM (Desmontaje, Transporte y Montaje), hay muchos partes diarios operativos que se registran en papel o se pasan después a planillas Excel y de esas partes operativos después se genera la información para presentarle al cliente, en el caso de una empresa de servicios petroleros, la operadora, o lo que sería la minera para ustedes, donde se presentan las partes y luego se genera un certificado que es lo que habilita a facturar. Ese es el proceso de una empresa de servicios. Entonces, lo que nosotros hemos trabajado es en informatizar ese parte diario a través de aplicaciones que pueden estar en un teléfono o una tablet, y esa información viaja a SAP Business One y queda preparada para presentar al cliente para que dé el ok para certificar y entonces uno va teniendo un registro informático de las tareas que se van realizando, se valorizan de acuerdo a un contrato previamente cargado en el sistema, que es el contrato, el presiario, las condiciones que se acordaron con el cliente, en este caso la operadora, y entonces se logra desde el momento que la tarea se ejecutó, tenerla valorizada en el sistema, esperar que el cliente envíe el certificado, registrar en el sistema la recepción de ese certificado y luego proceder a facturar y a cobrar. Entonces tenemos la trazabilidad completa desde que la tarea se realiza en campo hasta que se factura y cobra. Eso es un ejemplo donde nosotros integramos la operación, con la administración y con lo comercial, que ahí creo que está el gran desafío, sobre todo integrar lo más operativo porque estos sistemas como SAP Business One tienen muy resuelto y es por lo que se destaca, digamos, SAP. Y para la parte operativa nos da a nosotros muchas herramientas para que nosotros podamos hacer este tipo de desarrollos y no solamente hacer un desarrollo sino lo interesante es la integración con el sistema, o sea que la información pueda viajar e ingresar y que alguien en SAP pueda ir visualizando todas estas tareas que se hicieron en el campo valorizadas con un contrato previamente cargado con el cliente y listo para presentarle para que se pueda certificar. Entonces yo en la minería, como vos decís, entiendo que son procesos similares en vez de tener una operadora de hidrocarburos, de gas y petróleo, tenés a la compañía minera que se apoya en una serie de subcontratistas, de empresas de servicios que desarrollan distintas actividades y que esas actividades las presentan para que el cliente dé el ok previo a emitir una factura. Nosotros le llamamos certificado, que es justamente la habilitación para facturar. Entiendo que sería también en la minería implementar este tipo de plataformas, donde nosotros buscamos, lo que te decía, integrar toda la empresa en un único sistema, ese es el objetivo final, todos sus procesos. 

Sobre todo porque los están muy relacionados, es todo parte de un mismo ecosistema y poder integrar todo en un mismo software, debe ser algo muy beneficioso para las empresas, ¿no? 

Exacto, eso es lo que se apunta porque al tener toda la información integrada en una plataforma, por ejemplo, podés sacar informes, podés tener tus indicadores, tableros de control, podés tener todas las informaciones disponibles, ¿no? A veces lo que nosotros vemos cuando hay muchas planillas en Excel, que es lo que normalmente en la evolución de las empresas hay un momento que se apoya muchísimo en el Excel, ¿qué pasa con los Excel? Cuando empiezan a proliferar en demasía, si tenés dos planillas posiblemente la información sea distinta, entonces cuando se quiere consolidar se encuentran diferencias entonces hay que empezar a coinciliarlas. Por eso es que se pierde mucho tiempo y no se puede contar con un dato fidedigno para tomar para tomar decisiones. Entonces nosotros apuntamos a esto, a reemplazar cuestión de información en planillas Excel o en sistemas más chiquititos y más cerrados que son más bien contables por plataformas donde podamos integrar todo. Tanto generar la contabilidad en forma automática de todas aquellas transacciones y a la vez todo lo que sea más operativo, que de pronto no tiene impacto directo en la contabilidad, pero es el corazón del negocio de las empresas, lo operativo, y muchas veces hoy esa parte es la que se lleva en papel o se lleva en planilla y después se traspasa. Eso es lo que tratamos de lograr, ¿no? Del único sistema conteniendo todos los procesos.